GESTIONE DOCUMENTALE

In un ottica di ottimizzazione del lavoro, è importante non sottovalutare la gestione documentale; quante volte vi è successo di cercare un documento (offerta, corrispondenza, mail, contratto) relativo ad un cliente o una mandante e impiegate tanto tempo per trovarlo?

Con l’ausilio di Target Win Agenti è possibile associare un documento ad un cliente o ad una mandante ed associarlo ad una tematica, così ritrovarlo a distanza di tempo è un gioco da ragazzi.

Partendo dalle anagrafiche, Clienti, Ditte Mandanti o Agenti, tramite il pulsante “testi“, si giunge alla seguente videata:

 

gestione documenti per agenti

I campi personalizzati si possono aggiungere sia in fase di aggiunta che di modifica dell’associazione, premendo con il tasto destro del mouse nell’apposito spazio sotto la dicitura parametro o valore.

Premendo il pulsante “Aggiungi” si accede alla seguente videata, dove è possibile fare l’associazione:

gestione documentale

Impostata la data e il titolo, si indica il tipo file da associare, quindi tramite il simbolo “associa a esistente“, si va ad aprire il file da associare.

Con il simbolo della cartellina è possibile aprire un documento precedentemente associato.

In basso a sinistra è possibile collegare il documento ad un cliente, ad una ditta mandante, ad un agente e/o ad una categoria di documenti in maniera tale che in seguito verranno utilizzati questi filtri per rendere più facile la ricerca.

In basso a destra invece è possibile personalizzare altri sei parametri relativi al documento utili ad identificare informazioni utili legate al documento archiviato.

In sintesi, se si necessita rintracciare un documento relativo ad un cliente, si va nella scheda cliente in questione, si seleziona il pulsante testi, quindi si impostano i filtri di ricerca (ditta, agente o categoria) e si apre il documento con il pulsantino cartella …

Se invece si desidera visualizzare tutte le mail intercorse con un cliente, si va nella scheda cliente in questione e si preme il pulsantino seguente:

trova mail rapido agenti

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