Inserimento Ordini

Oggi parliamo di inserimento ordini per agenti plurimandatari, in particolar modo, secondo il seguente ordine vedremo:

1. perchè è importante automatizzare l’inserimento ordini;
2. quali modalità ci sono per inserire gli ordini;
3. qual’è la modalità più efficiente;
4. quali sono le criticità per una gestione efficiente;
5. la nostra soluzione a come superare le criticità.

Perchè automatizzare l’ inserimento ordini

Iniziamo con il dire che la trascrizione di un ordine (copia commissione o proposta di acquisto che dir si voglia), è necessaria innanzi tutto perchè il cliente vuole avere traccia di ciò che sta comprando per verificare quanto concordato con l’agente in fase di consegna della merce.

Naturalmente fosse solo questo, la soluzione migliore sarebbe il vecchio blocco ordini con carta autoricalcante in triplice copia, una per il cliente, una per l’agente e l’altra per la mandante.

Il punto è che dall’ordine scaturiscono una serie di attività che devono essere obbligatoriamente automatizzate sia da parte dell’agente che della ditta mandante:

1. analisi della disponibilità della merce;
2. fatturazione e consegna della merce;
3. gestione dei pagamenti;
4. calcolo delle provvigioni;
5. emissione fattura provvigione;
6. conteggio enasarco, firr e indennità varie;

Di queste 6 attività, almeno 3 sono anche a carico dell’agente di commercio, ma spesso se il cliente non paga, l’agente deve gestire l’insolvenza pena la perdita delle provvigioni, quindi in linea di massima, 4 su 6 attività sono anche a carico dell’agente.

Modalità inserimento ordini

Mi sembra scontato non soffermarsi sulla modalità manuale, forse la più rapida per lo scopo immediato ma in assoluto la meno efficiente per la gestione di tutte e 6 le attività da svolgere a seguito dell’ordine;

Vi sono altre due possibilità:

1. l’agente usa il software della ditta mandante;
2. l’agente utilizza un suo software;

Nel primo caso, nonostante sembri vantaggioso e privo di costi, in realtà vi sono nascoste molte insidie, vediamo quali:

1. l’agente diventa anche segreteria commerciale della mandante che impone l’uso di tale strumento senza alcun vantaggio reale (non ha un aumento di provvigioni per il servizio di data entry, non ha informazioni aggiuntive a disposizione);
2. quando l’agente plurimandatario si trova davanti al cliente, deve entrare ed uscire da software differenti a seconda della mandante per la quale sta facendo l’ordine, quindi non ha una visione generale complessiva che gli permette di essere performante e sopratutto si trova a dover imparare ad usare più strumenti di lavoro che rallentano la sua reale missione (la VENDITA);
3. a fine mandato all’agente non rimane in mano nulla, l’azienda gli chiude l’accesso all’uso del software e diventa davvero difficile quantificare il saldo delle provvigioni e le varie indennità di fine rapporto e la chiusura della collaborazione diventa una questione di fiducia di ciò che dice la mandante;

Nel secondo caso si pongono 2 criticità:

1. quale software utilizzare;
2. se l’azienda impone comunque l’uso del suo software, dover inserire l’ordine due volte porta ad una perdita di tempo;

Per quanto concerne il punto uno è chiaro che essendo dbSoft leader nella produzione di software specifico di agenti, all’interno del portale www.softwareperagenti.it è possibile visionare tutte le specificità della nostra proposta, ma nei prossimi post faremo anche un analisi delle varie tecnologie disponibili e delle pubblicità comparative con le quali portare cultura e conoscenza in questo ambito.

In merito al punto 2, vi sono 3 possibilità:

1. in collaborazione con la ditta mandante, dbsoft realizza una funzione di importazione dati dal gestionale della mandante a target win agenti che consenta il trasferimento automatico dal software della mandante a quello dell’agente senza spreco di tempo;
2. l’agente inserisce manualmente gli ordini alla sera quando rientra a casa o li fa inserire alla sua segretaria se presente;
3. l’agente affida ad una società terza il compito di inserire gli ordini;

Il punto uno non è sempre percorribile perchè spesso manca la collaborazione da parte della ditta mandante;

Il punto 2, comporta un ulteriore dispendio di energie da parte dell’agente o in caso abbia una segretaria che ha tempo disponibile un costo aggiuntivo;

Il sistema più eficiente per l’inserimento ordini

Il punto 3 potrebbe essere la svolta, la modalità più efficiente sopratutto per tutti gli agenti di commercio che non ammortizzerebbero il costo di un dipendente.

dbsoft, offre un servizio di data entry remoto di ordini, mettendo a disposizione segretarie competenti che operano in coworking per più clienti, quindi con costi di gestione molto inferiori a quelli di un dipendente fisso.

La nostra soluzione per l’inserimento ordini

Il sistema è molto semplice:

• Installiamo il nostro software di gestione sul PC e sul portatile dell’agente;
• quando l’agente fa l’ordine, ci fa pervenire una copia, tramite whatsapp o email se possibile generando una copia in PDF dal gestionale dell’azienda o fotografando il copia commissione o della videata in qui inserisce l’ordine;
• l’agente ci da la connessione VPN al suo PC e noi provvediamo ad inserirgli tutti gli ordini che ha acquisito il giorno prima;
• alla mattina prima di partire, l’agente sincronizza il PC con il suo computer portatile, in maniera tale che durante la giornata ha tutto il suo ufficio aggiornato con se a portata di mano.

Costo dell’operazione 1€ ad ordine, ipotizzando 10 ordini al giorno e 22 giorni lavorativi si può ipotizzare un costo medio mensile di 220€, di gran lunga inferiore al costo di un dipendente.

Con questa soluzione l’agente lavora meno, è maggiormente concentrato sull’attività di vendita ed ha informazioni smpre fresche ed aggiornate, ma sopratutto può:

1. sapere in tempo reale ed in qualsiasi momento le provvigioni maturate e da maturare, enasarco, firr e indennità suplettive;
2. con pochissimi passaggi aggiuntivi che vedremo nei prossimi post, controllare il processo di consegna della merce e pagamento.